Praxisbericht: Automatisierte Kundenlistengenerierung für ein CRM auf Microsoft Power Platform Basis

Vom manuellen Lead-Sourcing zur intelligenten Automatisierung

Im Zuge der Weiterentwicklung eines CRM-Systems auf Basis von Microsoft Power Platform haben wir einen zentralen Meilenstein erreicht: die automatisierte Generierung potenzieller Kundenkontakte aus öffentlich zugänglichen Online-Quellen. Ziel war es, den Vertrieb nicht mehr ausschließlich auf teure Drittanbieter-Leads oder manuelle Recherchen zu stützen, sondern einen skalierbaren, datengestützten Prozess zu etablieren – effizient, systematisch und rechtlich sauber.

Wie man Agenten zur Lead-Generierung in M365 mit Microsoft Power Platform nutzbar macht

Technologieeinsatz: Agentenbasierte Informationsgewinnung

Wir nutzen dafür eine eigene Plattform mit agentenbasierten Prozessen, die strukturierte Informationen aus öffentlich zugänglichen Quellen erfassen. Dabei handelt es sich ausschließlich um Unternehmensdaten, wie sie z. B. auf folgenden Plattformtypen auffindbar sind:

• Öffentliche Firmenverzeichnisse und Branchenportale

• Stellenanzeigen mit technischen Schlagwörtern

• Impressumsangaben und Kontaktseiten von Unternehmenswebseiten

• Veröffentlichungen in digitalen Handelsregistern oder Startup-Verzeichnissen

Die erfassten Informationen werden strukturiert aufbereitet und in unser CRM überführt, wo sie mit bestehenden Datensätzen abgeglichen und automatisch bewertet werden.

Intelligentes Scoring und CRM-Integration mit Microsoft Power Platform

Ein intelligenter Abgleich mit unserem Ideal Customer Profile (ICP) sorgt dafür, dass nur relevante Datensätze weiterverarbeitet werden. Die Bewertung basiert auf Kriterien wie Branche, Unternehmensgröße, Technologiefokus, Standort oder Online-Aktivität. Leads, die bestimmte Schwellenwerte erfüllen, werden automatisch zur Qualifizierung an Marketing oder Vertrieb übergeben.

Die Integration in unser CRM erfolgt über einen gesicherten Datenimport, der mit klaren Triggerpunkten neue Leads generiert und automatisch in die entsprechenden Bearbeitungsprozesse einsteuert.

Rechtlicher Rahmen: Was wir tun – und was nicht

Das automatisierte Erfassen von Unternehmensinformationen erfolgt bei uns ausschließlich im Rahmen der geltenden Gesetze. Dabei halten wir uns an folgende Grundprinzipien:

1. Nur öffentlich zugängliche Informationen werden verarbeitet. Es erfolgt keine Umgehung technischer Schutzmaßnahmen, keine Nutzung geschützter APIs und keine Verarbeitung von Daten hinter Logins oder Bezahlschranken.

2. Es werden keine personenbezogenen Daten verarbeitet, es sei denn, diese sind im unternehmerischen Kontext öffentlich zugänglich (z. B. Name der Geschäftsführung im Impressum gemäß § 5 TMG).

3. Die Informationsgewinnung richtet sich nach den Vorgaben der jeweiligen Website, insbesondere der Datei robots.txt. Quellen, die automatisierte Zugriffe untersagen, werden nicht berücksichtigt.

4. Es erfolgt keine Kontaktaufnahme ohne vorherige manuelle Prüfung: Die durch das System generierten Datensätze dienen lediglich der internen Recherche und müssen aktiv durch unser Team für vertriebliche Zwecke freigegeben werden.

5. Wir dokumentieren alle Prozesse und wahren Transparenz im Sinne der DSGVO, insbesondere hinsichtlich der zulässigen Zwecke, Datensparsamkeit und Speicherfristen.

   
   

Fazit

Mit unserem agentengestützten Ansatz zur Kundenlistengenerierung haben wir einen zukunftsfähigen, skalierbaren Prozess geschaffen, der unseren Vertrieb datenbasiert unterstützt – ohne Abhängigkeit von Drittanbietern und ohne rechtliche Grauzonen.

Der Fokus auf Transparenz, Nachvollziehbarkeit und klare Schranken bei der Datennutzung ist für uns nicht nur ein rechtlicher, sondern auch ein ethischer Anspruch. So entsteht ein intelligentes CRM-System, das mit Augenmaß automatisiert – und die Menschen im Zentrum behält.